Zelfs met een boekhouder moet je verschillende onderdelen van de administratie nog steeds zelf doen. Denk aan facturen sturen en bonnetjes verwerken. Om er zo weinig mogelijk tijd aan kwijt te zijn, is het slim om je administratie goed te organiseren. We delen onze tips voor zzp’ers.
1. Apart e-mailadres voor facturen
Het is slim om facturen van klanten naar een apart e-mailadres te laten versturen. Bijvoorbeeld naar facturen@jouwbedrijfsnaam.nl. Op die manier heb je een compleet overzicht van al je crediteuren in één inbox.
In verschillende boekhoudpakketten – zoals bijvoorbeeld Yuki, waar wij mee werken – is het bovendien mogelijk om een e-mailadres te koppelen aan je software. Alle bijlagen die naar facturen@jouwbedrijfsnaam.nl worden verstuurd, worden dan automatisch verzonden naar het boekhoudpakket. Dat scheelt veel tijd!
2. Factureringssoftware gebruiken
Het is slim om van een apart softwarepakket gebruik te maken voor het versturen van facturen. Factuursturen.nl bijvoorbeeld. Je facturen voldoen dan aan de voorwaarden van de Belastingdienst, je hoeft zelf niet te rommelen in Word, je houdt automatisch opeenvolgende factuurnummers aan en kunt ze direct versturen vanuit de software.
3. Zakelijke rekening afsluiten
De Belastingdienst stelt het zzp’ers niet verplicht om een zakelijke rekening af te sluiten. Toch is het zeker aan te raden. Zo houd je je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden en behoud je het overzicht. Bovendien staat in de voorwaarden van vrijwel alle banken dat het wél verboden is om een privérekening zakelijk te gebruiken.
4. Koppel je bankrekening aan je boekhoudsoftware
Een belangrijk deel van je administratie is het koppelen van overschrijvingen aan je facturen en bonnetjes. Door een bank en boekhoudsoftware te gebruiken die met elkaar gekoppeld kunnen worden, kun je dit deel van je administratie grotendeels automatiseren. Als boekhouder regelen wij dit voor onze klanten.
5. Verwerk papieren bonnetjes direct
Doe je een zakelijke aankoop in een fysieke winkel? Verwerk het papieren bonnetje dan direct in je administratie. De meeste boekhoudpakketten hebben een app waarmee je een foto kunt maken van je bonnetje en hem direct kunt verwerken. Je hoeft het bonnetje dan niet meer te bewaren of onthouden om het nog in te boeken.
6. Stuur facturen in dezelfde maand
Verkoop je je diensten? Stuur uiterlijk op de laatste dag van de maand facturen naar je klanten. Dat is ook fijn voor hun administratie, aangezien de werkzaamheden in die maand verricht zijn.
7. Hou je uren bij
Als zzp’er moet je minimaal 1225 uren per jaar aan je bedrijf besteden om de zelfstandigenaftrek te krijgen. Dat zijn 102 uren maand of 24 uur per week. Om aan te tonen dat je deze uren gemaakt hebt, moet je een urenregistratie bijhouden. Het is beter om deze elke week op te maken, wanneer het nog top-of-mind is, dan aan het eind van het jaar.
8. Zet btw-aangiftes in je agenda
Elk kwartaal moeten zzp’ers belastingaangifte doen en btw afdragen. De Belastingdienst stuurt je hier één keer een brief over en stuurt verder geen herinneringen. Als je te laat bent, betaal je direct een boete. Doet je boekhouder de aangifte niet voor je? Zet dan voor de zekerheid een herinnering in je agenda om ‘m in te sturen.
9. Bijblijven voor meer inzicht
Klussen voor klanten gaan al snel voor op de saaie administratieklusjes die ook horen bij het ondernemen. Snappen we. Toch raden we aan om wel bij te blijven. Zet ontvangen facturen direct in je administratie. Dan stapelt het zich niet op en heb je nooit veel administratie te verwerken.
Bovendien: wanneer je slechts één keer per kwartaal naar je administratie kijkt, heb je geen overzicht van hoe je bedrijf ervoor staat en of je je bijvoorbeeld een weekje extra vakantie kunt veroorloven. En je zult eerder ‘hoe zat het ook alweer’ denken bij bonnetjes van lang geleden.
10. Zet geld opzij voor de Belastingdienst
Elk kwartaal draag je btw af aan de Belastingdienst en elk jaar een deel van je winst. Het is slim om gedurende het jaar geld opzij te zetten hiervoor, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. In het artikel ‘Hoeveel belasting moet ik als ZZP’er opzij zetten?’ vertellen we hier meer over.
Tip: laat je adviseren door een boekhouder
Veel startende ondernemers die hun eigen administratie doen, kloppen uiteindelijk toch bij een boekhouder aan. De cijfers kloppen niet, waardoor ze geen hypotheek kunnen aanvragen. Of ze krijgen op hun kop van de Belastingdienst. Paniek! Door het vele controle- en correctiewerk wat vervolgens door de boekhouder gedaan moet worden, duurt alles veel langer en kost het uiteindelijk meer tijd en geld.
Het is daarom beter om het gewoon in één keer goed te doen en de administratie uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Zo hou je als ondernemer volop tijd en energie over om in je bedrijf te steken!
Benieuwd wat Buro Burmanje voor je kan betekenen? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek. Wij werken 100% digitaal en kunnen ondernemers in heel Nederland helpen!
