Veel ondernemers vinden facturen sturen een leuk klusje. Het is de beloning voor hun harde werk. Maar die facturen moeten wel aan een aantal eisen voldoen. In dit artikel delen we de belangrijkste factuurvereisten van de Belastingdienst.
Factuurvereisten binnen Nederland
Als ondernemer voor de Belastingdienst ben je verplicht om facturen op te stellen die aan bepaalde eisen voldoen. Deze onderdelen moeten in ieder geval op je factuur staan:
- Bedrijfsnaam (of handelsnaam) en vestigingsadres van de klant
- Je eigen bedrijfsnaam (of handelsnaam) en vestigingsadres
- Je BTW-identificatienummer
- Je KVK-nummer
- Factuurdatum
- Datum van levering of vooruitbetaling
- Factuurnummer
- Omschrijving van de geleverde producten of diensten
- Factuurbedrag (exclusief btw): Vermeld afzonderlijke bedragen als verschillende btw-tarieven van toepassing zijn
- Eenheidsprijs, indien relevant
- BTW-tarief van de geleverde producten of diensten
- Het BTW-bedrag
Aandachtspunten
Facturen voor particulieren
De eerder genoemde factuurvereisten gelden alleen voor facturen die je als ondernemer naar andere bedrijven of ondernemers verstuurt. Bij levering aan particulieren is een factuur bijna nooit verplicht.
Factuurnummers
Factuurnummers op je facturen moeten opeenvolgend en uniek zijn. De eerste factuur die je in een jaar verzendt heeft bijvoorbeeld het factuurnummer 2023-001, de volgende 2023-002, enzovoort.
Internationale facturen binnen de EU
Bij het versturen van internationale facturen binnen de EU breng je geen btw in rekening. De klant berekent de btw zelf en geeft die aan in eigen land. Wél moet je het btw-identificatienummer van zowel jezelf als de klant aan de factuur toevoegen. Als notitie voeg je tevens toe dat de ‘btw verlegd’ is.
Internationale facturen buiten de EU
Bij het leveren van goederen aan bedrijven buiten de EU, geldt altijd een btw-tarief van 0%. Als je diensten verleent buiten de EU moet je eerst bepalen of de dienst in Nederland belastbaar is of in het land waar de dienst wordt geleverd. Om dat te bepalen, kun je deze tool van de Belastingdienst gebruiken.
Uitzonderingen
In sommige gevallen gelden er aangepaste factuurvereisten. Bijvoorbeeld als de afnemer de factuur opstelt, wanneer het factuurbedrag lager is dan € 100,- of wanneer je onderneming een groothandel betreft. Je vindt het complete overzicht op deze pagina van de Belastingdienst.
Krijg je een boete als je niet aan de factuurvereisten voldoet?
Er geldt een boete van maximaal € 5.278 voor het versturen van facturen die niet aan de factuurvereisten voldoen. Deze boete geldt per gebrek, per factuur.
Heb je een verkeerde factuur gestuurd? Dan moet je dit altijd herstellen. Het is niet voldoende om de factuur aan te passen en opnieuw te verzenden. Je moet de oude factuur dan fysiek teruggestuurd krijgen. Een andere optie is om een creditfactuur en de nieuwe factuur te sturen met de juiste gegevens.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Alle ondernemers zijn verplicht hun administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Daar vallen ook de verstuurde facturen onder. Sommige gegevens, zoals gegevens over onroerende zaken, moeten minimaal 10 jaar bewaard blijven.
Tip: Gebruik software voor het opstellen van facturen
In bekende boekhoudsoftware mag je er vanuit gaan dat de facturen automatisch voldoen aan de factuurvereisten van de Belastingdienst. Handig dus om gebruik van te maken! Zelf werken we bijvoorbeeld graag met Yuki of Factuursturen.nl.
Hulp nodig bij het opstellen van facturen of heb je een vraag over je boekhouding? Neem contact met ons op en we adviseren je graag!
