Voor ondernemers is het belangrijk om bonnen en facturen van zakelijke uitgaven goed te bewaren. Wat zijn de regels rondom het bewaren van bonnetjes? En hoe pak je het slim aan? We leggen het je graag uit.
Waarom bonnetjes bewaren?
Als ondernemer maak je zakelijke kosten voor je bedrijf. Bijvoorbeeld het inkopen van producten of diensten bij andere ondernemingen. Maar ook wanneer je een zakelijke lunch hebt of een nieuwe plant koopt voor je kantoorruimte zijn dit zakelijke kosten.
Bonnetjes vormen het bewijs voor de Belastingdienst dat jij de opgevoerde kosten in je administratie ook daadwerkelijk hebt gemaakt. Kan je de gemaakte kosten niet aantoonbaar maken tijdens een controle? Dan kan dit fikse boetes opleveren!
Lees ook: Zelf je administratie bijhouden? Pas op voor deze 10 fouten!
Spelregels van de Belastingdienst
Rondom het bewaren van bonnetjes zijn een aantal regels. Niet veel, maar wel belangrijk. We zetten ze voor je op een rij.
- Je moet facturen en bonnen minimaal 7 jaar bewaren. Voor digitale diensten geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
- Digitale inkoopfacturen bewaar je digitaal. Het is niet de bedoeling dat je ze print en vervolgens op papier bewaart.
- Papieren inkoopfacturen en bonnetjes mag je zowel op papier bewaren of eerst digitaliseren (bijv. door er een foto van te nemen) en vervolgens digitaal bewaren.
- Alle bonnetjes en facturen moet ‘binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn’. Zorg dus dat ze goed geordend zijn en je er makkelijk bij kunt.
Tips bij het bewaren van bonnetjes
Bonnetjes en facturen zijn een belangrijk onderdeel van een goede administratie. Maak het bewaren van bonnetjes nóg gemakkelijker met deze tips.
1. Bewaar alles digitaal
Digitale facturen moet je digitaal bewaren. En papieren facturen mag je digitaliseren en vervolgens digitaal bewaren. Maak het jezelf gemakkelijk en bewaar daarom gewoon alles digitaal. Dat heeft een aantal voordelen:
- Al je bonnetjes staan overzichtelijk op één plaats.
- Makkelijker om iets snel terug te zoeken.
- Bonnetjes kunnen niet vervagen of beschadigd raken.
- Je boekhouder is veel sneller klaar. Zo bespaar je kosten!
Lees ook: 10 voordelen van een digitale administratie
2. Gebruik een handige app
Veel moderne boekhoudprogramma’s hebben tegenwoordig ook een mobiele app. Hiermee kun je met één snelle klik van de camera een bonnetje digitaliseren en inladen in je boekhouding. Dat scheelt je een hoop tijd en gedoe!
Bij Buro Burmanje gebruiken we bijvoorbeeld Yuki. Ondernemers kunnen hun bonnetjes gemakkelijk uploaden met de Yuki Assistant en hebben altijd en overal inzicht in de financiële gezondheid van hun onderneming.
3. Verwerk op een slim moment
Wij adviseren ZZP’ers om bonnetjes zo snel mogelijk te verwerken in hun administratie. Wanneer je een app gebruikt, doe je dit bijvoorbeeld direct na het afrekenen in een restaurant, of na het openmaken van het pakketje waar de bon in zat. Je kan dan het papieren bonnetje direct weggooien en hoeft er niet meer over na te denken.
Verzamel je veel bonnetjes of leveren medewerkers ook bonnetjes in? Kies er dan voor om ze op een vast moment te verwerken. Bijvoorbeeld elke vrijdag om 4 uur ‘s middags.
4. Backup in de cloud
Maak je geen gebruik van een boekhoudprogramma en hou je zelf je boekhouding bij? Zorg dan dat je je digitale bestanden goed bewaart! Je moet bonnetjes van zeven jaar geleden namelijk nog steeds kunnen laten zien als de Belastingdienst er naar vraagt.
Onze tip is om een backup in de cloud te bewaren. Bijvoorbeeld in Google Drive of Dropbox. Een backup op een harde schijf bewaren raden wij niet aan, omdat ook die kwijt kan raken of kapot kan gaan.
Weg met die schoenendoos vol bonnetjes!
Vroeger bewaarden veel ondernemers hun bonnetjes in een schoenendoos. Aan het eind van elk kwartaal werden ze allemaal ingevoerd en verwerkt. Of nog erger: werd dit vervelende klusje aan de boekhouder uitbesteed. Daar gingen flink wat uren werk in zitten, die uiteindelijk door de ondernemer betaald moesten worden…
Gelukkig kan het tegenwoordig allemaal een stuk eenvoudiger. Door je boekhouding volledig digitaal te maken, heb je veel meer overzicht, bespaar je kosten en wordt de administratie zelfs leuk!
Benieuwd naar de mogelijkheden van digitaal boekhouden? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek.
