Het bijhouden van een goede administratie is voor elke ondernemer verplicht. Kun je als MKB-ondernemer zelf boekhouden of is het slimmer om uit te besteden aan een specialist? In dit artikel laten we zien waar een boekhouding voor MKB allemaal uit bestaat en wat er bij komt kijken.
Welke verplichtingen heb je t.a.v. de Belastingdienst?
Nieuwe bedrijven starten in 95% van de gevallen als ZZP. Sommigen gaan na enkele jaren weer terug in loondienst, maar andere groeien verder door personeel aan te nemen. Een administratie bijhouden en boekhouden is voor de meeste MKB’ers waarschijnlijk dan ook niet nieuw.
Dit zijn de belangrijkste verplichtingen:
- Je bent verplicht een ‘goede administratie’ bij te houden.
- Je moet je administratie minstens 7 jaar bewaren.
- Je mag zelf weten of je een papieren of digitale administratie bijhoudt.
- Papieren bonnen en facturen mag je digitaliseren. Andersom niet.
- Je bent verplicht om btw-aangifte te doen. De meeste ondernemers doen dit per kwartaal.
- Aan het eind van het jaar ben je verplicht om aangifte inkomstenbelasting te doen. Nu je personeel in dienst hebt, betaal je nu ook loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie werknemersverzekeringen. Dit hou je deels in op het salaris en betaal je deels zelf.
- Een BV met meer dan 50 man personeel, €12 miljoen omzet of een balans groter dan €6 miljoen is verplicht om met een accountant te werken. Kleinere MKB-ondernemingen mogen met een boekhouder werken. Dat is goedkoper.
Waar bestaat een administratie voor MKB uit?
Wat je verplichtingen ten aanzien van de Belastingdienst betreft, verandert er feitelijk dus niet zo veel sinds je personeel in dienst hebt. Maar je administratie is wel een stuk uitgebreider geworden.
Deze onderdelen zijn nieuw:
- Personeelsadministratie: Voor elk personeelslid moet je een contract, gegevens voor de loonheffingen, kopie van een identiteitsbewijs en de loonstaat in je administratie opnemen.
- Salarisadministratie: Je moet aantoonbaar maken dat je het afgesproken salaris daadwerkelijk uitbetaald hebt, loonstroken en jaaropgaves verstuurd hebt en loonheffingen ingehouden hebt.
Dan zijn er nog de vaste onderdelen die je zonder personeel ook hebt:
- Financiële administratie
- Urenadministratie
- Voorraadadministratie (als je producten verkoopt)
- Rittenregistratie (nu ook voor medewerkers die zakelijk rijden)
- Kilometerregistratie
- Zakelijke documentatie
Lees verder: Uit deze onderdelen bestaat een administratie voor MKB
Boekhouden en MKB
In je administratie beheer je ‘al het papierwerk van je onderneming’. Onderdeel daarvan is de financiële administratie, ofwel: de boekhouding. Alles wat betrekking heeft op het verwerken van je financiële gegevens (voor de Belastingdienst) noemen we boekhouden.
De boekhouding is voor MKB complexer dan voor ZZP. Naast bonnetjes, inkomende en uitgaande facturen en bankafschriften komt er namelijk behoorlijk wat financiële administratie kijken rondom personeel. Zoals het inhouden, bijhouden, opgeven en betalen van loonbelasting en premies.
Daarbij zijn er ook nieuwe aftrekposten waar MKB-ondernemers rekening mee moeten houden. Bij bepaalde werknemers (zoals ouderen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) ontvang je bijvoorbeeld kortingen en vrijstellingen.
En je heb met meer zakelijke kosten te maken: uitgaven voor je personeel (zoals cadeaus, investeringen en werkmiddelen) als kosten aftrekken van je winst. Hierdoor betaal je minder belasting.
Zelf doen of uitbesteden?
Door het aannemen van personeel wordt boekhouden een stuk complexer. Er zijn veel aftrekposten om rekening mee te houden en regelingen waar ondernemers gebruik van kunnen maken. Als leek is het lastig om van alles op de hoogte te zijn (en blijven).
Voor een simpele ZZP-onderneming is het misschien nog mogelijk om zelf belastingaangifte te doen, maar voor ondernemers in het MKB adviseren we om het toch echt aan een boekhouder over te laten.
De belangrijkste voordelen van uitbesteden:
- Het bespaart tijd. Zo kun jij je blijven focussen op (de groei van) je bedrijf.
- Door van de juiste belastingvoordelen gebruik te maken, zorgt een boekhouder ervoor dat je minder belasting hoeft te betalen. Zo verdient hij zijn eigen kosten terug.
- Goed boekhouden voorkomt boetes van de Belastingdienst.
- Een goede boekhouder is altijd op de hoogte van de laatste wijzigingen en regels. Scheelt je een hoop uitzoekwerk en kopzorgen!
- Bij financieel advies of fiscale vraagstukken ben je slechts één telefoontje verwijderd van een antwoord op maat.
Jouw MKB boekhouding en administratie uitbesteden? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek. Wij werken 100% digitaal en kunnen ondernemers in heel Nederland helpen!
