Een administratie is een overzicht van alle bedrijfsgegevens. Financieel, maar ook op het gebied van salarissen, gewerkte uren, voorraden en meer. In dit overzicht zetten we de verschillende onderdelen op een rij waaruit een complete administratie voor MKB bestaat.
Wat is een administratie?
Voor de Belastingdienst ben je als ondernemer verplicht om een ‘goede administratie’ bij te houden. Je boekhouding (de financiële administratie) is daar een belangrijk onderdeel van. Waar de administratie nog meer uit bestaat lees je verderop in dit artikel.
Deze plicht geldt zowel voor ZZP als grotere bedrijven zoals MKB. Afhankelijk van je bedrijfsvorm zijn er verschillende onderdelen waaruit je administratie bestaat.
Complete administratie voor MKB
Een complete administratie van jouw MKB-onderneming bevat al je bedrijfsgegevens. Deze gegevens kunnen we onderverdelen in onderstaande categorieën.
1) Financiële administratie
Allereerst moet je je alle financiële bedrijfsgegevens bijhouden. Een overzicht van alle in- en uitgaande facturen en bonnen, maar ook bankafschriften en bankmutaties om aan te tonen dat de kosten ook daadwerkelijk gemaakt zijn en de omzet ontvangen is.
Daarnaast hou je de balans bij, een debiteuren- en crediteurenoverzicht, het Btw-overzicht en verdeel je alle inkomsten en uitgaven netjes over een resultatenrekening.
Tip: Maak het jezelf gemakkelijk en besteed je boekhouding uit! Zo behoud jij de focus op je onderneming en doet je boekhouder de rest.
2) Urenadministratie
Aan het eind van het jaar doe je als MKB’er aangifte omzetbelasting. Over een deel van je winst betaal je dan belasting. Daar mag je eerst nog bepaalde aftrekposten vanaf halen, waardoor je belastingdruk lager wordt. Voor bepaalde aftrekposten (zoals de zelfstandigenaftrek) moet je aantoonbaar maken dat je een bepaald aantal uren in je onderneming gestopt hebt. Dat doe je door je gewerkte uren bij te houden.
3) Voorraadadministratie
Verkoop je producten en heb je een voorraad? Jaarlijks moet je je voorraad inventariseren en opnemen in je administratie.
4) Salarisadministratie
Als ondernemer in het MKB heb je mensen in dienst. In ruil voor hun tijd ontvangen ze salaris. Naast bewijs van daadwerkelijk uitbetalen, moet je ook de juiste loonheffingen en belastingen doorvoeren en dien je documenten als contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaves bij te houden.
Tip: Liever je salarisadministratie uitbesteden? Goed idee. Dat bespaart veel tijd en uitzoekwerk. Zeker omdat de wetgeving rondom lonen, het aantal werknemers en hun vergoedingen nog weleens veranderd.
5) Rittenregistratie
Rijd jij (of je medewerkers) een zakelijke leaseauto? Als je maximaal 500 privékilometers rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. Dan moet je wel aan kunnen tonen welke kilometers zakelijk zijn en welke privé. Dat doe je met een rittenregistratie.
6) Kilometerregistratie
Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritjes? Dan kan je een kilometerregistratie bijhouden en mag je € 0,19 per kilometer aftrekken van je winst. Let op: bij het gebruik van een privéauto zijn kosten voor zaken als brandstof en onderhoud niet aftrekbaar.
7) Zakelijke documentatie
Tot slot moet je als ondernemer in het MKB ook een administratie bijhouden met alle contracten, gemaakte afspraken met klanten, zakelijke correspondentie en je zakelijke agenda. Zo kan de Belastingdienst controleren of er geen arbeid verricht is buiten de boeken om (‘zwartwerken’).
Eisen aan de administratie
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de administratie van MKB-organisaties. Dit zijn de belangrijkste.
- De bewaarplicht van basisgegevens is 7 jaar. Met enkele uitzonderingen waarop 10 jaar bewaarplicht geldt.
- Van de Belastingdienst mag je je administratie op papier of digitaal bijhouden. Al heeft een digitale administratie veel voordelen.
- Papieren bonnen en facturen mag je digitaliseren. Andersom niet.
- Een BV met meer dan 50 man personeel, €12 miljoen omzet of een balans groter dan €6 miljoen is verplicht om met een accountant te werken. Kleinere ondernemingen kunnen met een boekhouder werken. Dat is meestal goedkoper.
Je weet nu waar een sluitende administratie in het MKB uit bestaat. Administratie en boekhouding uitbesteden zodat jij je 100% kan focussen op je onderneming? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking!
