Een papieren administratie is niet meer van deze tijd. Het neemt veel kastruimte in en kost veel te veel tijd. Een digitale administratie is een stuk efficiënter! In dit artikel delen we de tien grootste voordelen.
Wat is een digitale administratie?
Bij een digitale administratie bewaar je niets fysiek, maar verwerk je al je documenten digitaal. In het kort heb je twee smaken:
- Op je computer in digitale mappen en bestanden.
- Door middel van speciale boekhoudsoftware. Wij werken bijvoorbeeld met Yuki.
Beide opties hebben grote voordelen ten opzichte van een papieren administratie! In dit artikel delen we de tien grootste voordelen van een digitale administratie.
Voordelen van een digitale administratie
1) Efficiënter werken
Bij een digitale administratie bewaar je alles in één digitaal overzicht. Je bonnetjes, facturen, contactgegevens van klanten en leveranciers, je bankgegevens, enzovoort. Met een paar klikken heb je alles inzichtelijk, zonder allerlei mappen door te werken. Dat werkt een stuk sneller en efficiënter dan wanneer je alles in losse mappen op papier bewaart.
Factureren kan gemakkelijk online met FacturenSturen.nl. En de meeste boekhoudprogramma’s, zoals MoneyBird of Rompslomp, hebben daar ook ingebouwde functionaliteiten voor. Ook dat werkt een stuk efficiënter!
2) Minder kans op fouten
Wanneer je je digitale administratie op orde hebt, kun je rekeningnummers en namen gemakkelijk kopiëren. Zo voorkom je dat je gegevens verkeerd overtikt. Of nog makkelijker: met boekhoudsoftware voer je één keer de klantgegevens in en laad je ze vervolgens met een druk op de knop als contact in. Altijd foutloos.
3) Altijd en overal toegankelijk
Houd je een digitale administratie op je laptop bij? Dan hoef je hem alleen maar open te klappen om er bij te kunnen. Werk je met boekhoudsoftware in de cloud? Dan kun je ook via andere computers of devices altijd bij je boekhouding.
4) Altijd up-to-date
Geen stapels papieren die je aan het eind van het kwartaal eens invoert om te kijken hoe je ervoor staat. Een slimme digitale administratie bestaat voor een groot deel uit automatisering, waardoor je altijd weet hoe je ervoor staat.
5) Makkelijker voor je klanten
Je klanten ontvangen de facturen natuurlijk ook digitaal. Deze kunnen zij gemakkelijk online betalen en inboeken in hun eigen systemen. Veel bedrijven vinden dit een stuk fijner dan een papieren factuur die zij handmatig moeten inboeken.
6) Makkelijker aangifte doen
Door je digitale administratie slim in te regelen, hoef je bij de BTW-aangifte alleen een lijstje cijfers over te nemen en door te geven aan de Belastingdienst. Veel moderne boekhoudsoftware neemt zelfs de styling van het online formulier van de Belastingdienst over om de kans op fouten zo klein mogelijk te maken.
7) Koppelingen voor meer snelheid en gemak
Een digitale administratie wordt extra efficiënt wanneer je koppelingen maakt met andere software. Denk bijvoorbeeld aan bankkoppelingen om automatisch bij te houden welke facturen betaald zijn. En denk aan koppelingen met je verkoopsoftware om automatisch een factuur aan te maken, te verzenden en in te boeken bij een nieuwe bestelling.
8) Nooit meer een document kwijtraken
Met een snelle zoekopdracht vind je razendsnel elke factuur en bon in je systeem. Zelfs van jaren terug! En door slimme software te gebruiken, scan je je papieren bonnetje en worden ze automatisch ingeladen in je systeem. Zo wordt de kans om iets kwijt te raken wel heel klein.
9) Scheelt veel kastruimte
In het eerste jaar van je onderneming bestaat je papieren administratie wellicht uit een enkele multomap. Maar wanneer je onderneming groeit, komt daar al snel veel meer administratie kijken. Zeker als je ook mensen in dienst neemt.
10) Beter voor het milieu
Al dat papierwerk is niet meer van deze tijd. Het kost onnodig veel inkt en papier. Door je administratie te digitaliseren, werk je eigenhandig mee aan een schonere planeet.
Hoe zit het met de bewaarplicht?
Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om je administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. Maar er zijn ook regels over hoe je je administratie moet bewaren.
- Inkoopfacturen moeten bewaard worden zoals ze aangeleverd zijn. Digitale facturen mogen dus niet uitgeprint bewaard worden, maar moet je digitaal bewaren.
- Andersom is wel toegestaan: papieren bonnetje mag je digitaliseren en digitaal bewaren. Voorwaarde is wel dat alle informatie van het papieren bonnetje ook zichtbaar is op het digitale bestand.
Jouw boekhouding digitaliseren?
Overtuigd van de voordelen van een digitale administratie? Stap over naar Buro Burmanje! Wij werken 100% digitaal en helpen je graag om boekhouden voor jou gemakkelijk en leuk te maken. Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek.
