Voor veel eenmanszaken is een werknemer aannemen een logische stap om de onderneming te laten groeien. Maar wat moet je allemaal regelen als je voor het eerst personeel gaat aannemen? We zetten de belangrijkste zaken op een rij.
Voor het eerst personeel aannemen
Als ZZP’er is de administratie van je onderneming relatief eenvoudig. Maar zodra je personeel aanneemt, moet je zaken regelen als personeels-, salaris- en loonadministratie. Als je het eenmaal een keer gedaan hebt, wordt het steeds makkelijker. Het eerste personeelslid aannemen wordt daarom vaak als een grote stap gezien, terwijl verdere uitbreiding gemakkelijker verloopt.
To do’s bij het aannemen van personeel
Wat moet je allemaal regelen wanneer je personeel gaat aannemen? We zetten de belangrijkste taken voor je op een rijtje.
1) Afspraken maken en arbeidscontract opstellen
Je eerste medewerker gevonden? Maak afspraken over arbeidsvoorwaarden en leg ze schriftelijk vast in een arbeidscontract. Denk hierbij de aan hoogte van het salaris, werktijden, contractduur, proeftijd, vakantiedagen, remote werken, apparatuur ‘van de zaak’, enzovoort.
Zorg dat de gemaakte afspraken binnen de wet en de eventuele collectieve arbeidsovereenkomst (cao) vallen. Houd bijvoorbeeld rekening met het minimumloon, vakantiegeld en de wettelijke regels voor werktijden en rusttijden.
2) Pensioenregeling aanbieden
Als er in jouw branche een bedrijfstakpensioenfonds is, ben je als werkgever verplicht om een pensioenregeling aan te bieden. Als dat er niet is, mag je zelf weten of je het aanbiedt. Besluit je het niet te doen, dan is het in ieder geval netjes om dit te vermelden.
3) Aanmelden bij Belastingdienst als werkgever
Om je werkgeverschap officieel te maken, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan een loonheffingennummer. Dit nummer heb je nodig bij je aangiftes en omdat je loonheffing moet inhouden op het salaris van je personeel.
4) Wijzigingen doorgeven bij KVK
Ook bij de KVK moet je aangeven dat je personeel aanneemt. Gebruik daar dit formulier voor. Als je in de toekomst meer personeel aanneemt (of toch weer teruggaat naar een eenmanszaak), moet je dit ook doorgeven.
5) Personeelsadministratie opzetten
Bij het aannemen van personeel verandert ook je administratie. Waar deze eerder alleen bestond uit gegevens over jou, je onderneming en je zakelijke financiën, komt daar nu ook personeelsadministratie bij. Per personeelslid gaat het om het contract, gegevens voor de loonheffingen, kopie van een identiteitsbewijs en de loonstaat.
6) Belastingen inhouden en afdragen
Als ondernemer met personeel draag je aan de Belastingdienst niet alleen omzetbelasting, inkomstenbelasting en een inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet af. Je betaalt ook loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie werknemersverzekeringen voor je werknemers. Dit houd je deels in op het salaris. De rest betaal je als ondernemer zelf.
7) Goede arbeidsomstandigheden creëren
Als werkgever moet je een veilige en gezonde werkplek aanbieden. Dat is bij wet bepaald, namelijk in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Als werkgever moet je daarom een arbobeleid opstellen. Je moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) maken, een preventiemedewerker aanstellen en voldoende BHV’ers hebben. Ook moet je deskundige ondersteuning op het gebied van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden hebben.
8) Identiteit controleren
Voor de eerste werkdag moet je de identiteit controleren van je nieuwe werknemer. Vanwege de verificatieplicht ben je als werkgever verplicht om het identiteitsbewijs van je nieuwe werknemer te controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.
Personeel aannemen? Laat je adviseren!
Zoals je ziet, komt er behoorlijk wat kijken bij het aannemen van personeel. Maar laat je niet afschrikken. Als je het eenmaal een keer gedaan hebt, is het bij elk volgend personeelslid een fluitje van en cent.
Hulp nodig? Buro Burmanje neemt graag taken voor je uit handen bij het aannemen van personeel én de bijkomende administratie. Vraag nu een vrijblijvende kennismaking aan om jouw situatie te bespreken.
