Kan je als ondernemer zelf je administratie bijhouden? Wij adviseren beginnende ondernemers altijd om zelf facturen te sturen, maar ons de administratie te laten doen. Er zijn namelijk nogal wat belastingregels waaraan je moet voldoen.
Boekhouden is namelijk een vak. Waarbij veel regels gelden. En die regels veranderen ook nogal eens! Zelf je administratie doen kan daarom knap lastig zijn. In dit artikel delen we de 10 meest gemaakte fouten van ondernemers die zelf hun administratie bijhouden.
1. Lunch en diner correct inboeken
Het bonnetje van een zakelijke lunch mag je niet zomaar als kosten inboeken. Zo mag je de btw bijvoorbeeld niet aftrekken als je de maaltijd in een horecagelegenheid opeet. Haal je het in de supermarkt en eet je het samen op kantoor op, dan mag het weer wel. Daarnaast mag je maar 80% van de kosten aftrekken. Haal je alleen iets voor jezelf, dan mag je de kosten helemaal niet aftrekken.
2. Kilometervergoeding óf tankbonnen
Gebruik je je privé auto voor zakelijke ritten? Dan mag je geen autokosten aftrekken, maar hou je enkel een kilometerregistratie bij waarmee je €0,19 per zakelijke kilometer mag aftrekken van je winst. Je mag dus geen tankbonnen of parkeerkosten opvoeren. Heb je een auto voor zakelijk gebruik? In dat geval mag je autokosten wel opvoeren, maar hou je geen kilometerregistratie bij.
3. Afschrijven van investeringen
Alles wat je koopt om je werk te kunnen uitvoeren, noemen we een bedrijfsmiddel. Een bedrijfsmiddel boven de €450 (dat langer dan een jaar meegaat) is een investering die je moet afschrijven. Met afschrijven bedoelen we dat je de kosten verspreid over maximaal 20% per jaar. Je smeert een investering dus uit over minimaal 5 jaar. Let op dat je alleen bedrijfsmiddelen mag afschrijven en dus geen inkopen die je (na bewerking) weer doorverkoopt.
4. Verkeerde opmaak facturen
Je factuur moet altijd bepaalde gegevens bevatten. Namelijk: je btw-identificatienummer, naam en adres van jezelf en de klant, je KVK-nummer, datum, factuurnummer, geleverde dienst of product, het bedrag, btw-percentage en het btw-bedrag.
Op het verkeerd opmaken van facturen staat een fikse boete. Maximaal €5278 per verkeerd opgemaakte factuur! Zeker weten dat je facturen goed opgemaakt zijn? Laat er een ervaren boekhouder naar kijken.
5. Inkopen binnen Europa
Ondernemers die zelf btw-aangifte doen, boeken inkopen binnen Europa vaak niet op de juiste manier. De verkoper zet namelijk geen btw op de factuur, maar deze moet je wel opvoeren alsof het een Nederlandse factuur met btw betreft. Vervolgens voer je hetzelfde btw-bedrag in bij ‘voorbelasting’, waardoor je per saldo geen btw betaalt. Ook moet het apart worden aangegeven bij de aangifte omzetbelasting.
6. Juiste btw-tarief opvoeren
Voor verschillende diensten en producten kunnen verschillende btw-tarieven gelden. Het meest voorkomende percentage is 21%. Maar voor sommige producten en diensten geldt 9% – zoals bij eten en drinken, boeken, kunst, een knipbeurt en de reparatie van je fiets. En in sommige gevallen geldt 0%.
7. Btw verleggen
Het verleggen van btw is voor veel ondernemers een lastig onderdeel van een correcte administratie. Zowel de leverancier als afnemer moeten dit namelijk opvoeren tijdens de aangifte in de juiste rubrieken. En als jij de leverancier bent, moet ook het btw-nummer van de afnemer op je factuur vermeldt staan.
8. Verschil tussen zakelijke en privé-kosten
Alle inkopen die een ‘zakelijk karakter’ hebben, mag je aftrekken als zijnde zakelijke kosten. De huur van je kantoor bijvoorbeeld en je kosten voor internet en bellen. Maar er zijn ook grenzen. Kosten voor de kapper omdat je morgen een belangrijke cursus hebt, zijn bijvoorbeeld niet aftrekbaar. Maar als je een artiest bent weer wel. En een net overhemd ook niet, maar een koksmuts weer wel.
9. Algemene kosten misbruiken
Waarom zou je je kosten specificeren als je ze ook gewoon allemaal op algemene kosten kan gooien? Omdat het niet de bedoeling is. Door je kosten te specificeren in verschillende posten, hebben zowel jij als de Belastingdienst een goed overzicht van jouw kosten. Toch zien we deze fout veel terug.
10. Inkomstenbelasting doen
Veel ondernemers doen het hele jaar door netjes de btw-aangifte en de Belastingdienst keurt de aangiften goed. Dan moet de inkomstenbelasting ook wel lukken, denken ze. Maar vaak lopen ondernemers daar tegen de grenzen van hun eigen kunnen aan. Want de inkomstenbelasting is toch een stuk lastiger!
Kan je zelf je administratie bijhouden?
Veel beginnende ondernemers die zelf de administratie bijhouden, kloppen uiteindelijk toch bij een boekhouder aan. De cijfers kloppen niet waardoor ze geen hypotheek kunnen aanvragen of ze krijgen op hun kop van de Belastingdienst. Paniek! Door het vele controle- en correctiewerk wat vervolgens door de boekhouder gedaan moet worden, duurt alles veel langer en kost het uiteindelijk meer tijd en geld.
Het is daarom beter om het gewoon in één keer goed te doen en de administratie uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Zo hou je als ondernemer tijd en energie over om in je bedrijf te steken!
Benieuwd wat Buro Burmanje voor je kan betekenen? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek. Wij werken 100% digitaal en kunnen ondernemers in heel Nederland helpen!
