Een broodje eten tijdens je werk, mag je dat opgeven als bedrijfskosten? Dat is afhankelijk van de situatie. Niet alle kosten worden door de Belastingdienst gezien als zakelijke kosten. In dit artikel zoomen we in op eten, drinken en andere representatiekosten.
Aftrekbare kosten
Met aftrekbare kosten bedoelen we zakelijke uitgaven die je als kosten mag opvoeren in je financiële administratie. Ze verlagen je winst en je btw, waardoor je minder belasting betaalt aan het eind van het jaar en minder btw hoeft af te dragen.
In principe zijn alle bedrijfskosten aftrekbaar. Denk aan gereedschap en apparaten, website kosten, printkosten, marketingkosten, boekhoudkosten, enzovoort. Maar er zijn wel regels. Zo mag je uitgaven voor een kantoor aan huis niet zomaar aftrekken. En ook rondom eten en drinken en andere representatie kleven behoorlijk wat regels.
Eten en drinken
Dit zijn de belangrijkste regels.
Eten en drinken voor eigen gebruik
Iedereen moet eten en drinken. Ondernemers ook. Zowel kosten als btw van eten en drinken voor eigen gebruik zijn daarom niet aftrekbaar. Het maakt daarbij niet uit of je het in de supermarkt koopt, afhaalt, laat bezorgen of in een horecazaak nuttigt.
Eten en drinken met een zakenrelatie
Een zakelijke lunch of diner in een restaurant? Wanneer het etentje een zakelijk karakter heeft, zijn de kosten volledig aftrekbaar. Maar de btw niet. Alcohol is ook aftrekbaar. Haal je het af en eet je het samen op kantoor op, dan is de btw weer wél aftrekbaar.
Koffie, thee en kleine consumpties op kantoor
Wanneer je gratis koffie, thee en kleine consumpties (zoals een koekje, banaan of een Cup-A-Soup) verstrekt aan je personeel, zijn de kosten daarvan volledig aftrekbaar. Zolang het maar niet een volledige lunch betreft, want dan wordt het als loon gezien. De btw mag je ook aftrekken.
Uitzondering: werken tijdens etenstijd
Wanneer personeelsleden of jijzelf niet de mogelijkheid hebben om thuis te eten (bijvoorbeeld door overwerken of omdat het werk plaatsvindt tijdens etenstijd), worden de kosten gezien als zakelijke kosten. Kosten en btw zijn dan volledig aftrekbaar. Tenminste, als je het afhaalt. De btw is niet aftrekbaar wanneer je het in de horecagelegenheid nuttigt.
Correctie op eten en drinken
Eten en drinken heeft altijd deels een privékarakter. Iedereen moet immers eten en drinken om in leven te blijven. Aan het eind van het jaar wordt daarom een correctie gedaan op alle kosten voor eten en drinken. Bij inkomstenbelasting geldt een aftrek van 20% en bij vennootschapsbelasting 26,5%.
Representatiekosten
Representatiekosten zijn de kosten die je als ondernemer maakt om jouw bedrijf te presenteren. Dat kan op verschillende manieren: een T-shirt met het logo van je bedrijf, relatiegeschenken, een zakelijk etentje of de sponsoring van een lokale sportclub. Maar voor een artiest is dat bijvoorbeeld ook de kleding die hij op het podium draagt of een bezoek aan de kapper voorafgaand aan een optreden. Nogal een breed begrip dus.
Kosten en btw aftrekbaar
De meeste representatiekosten zijn volledig aftrekbaar. Zowel de gemaakte kosten als de btw. Sommigen zijn deels aftrekbaar, zoals etentjes, relatiegeschenken en reis- en verblijfkosten. Er geldt een maximumbedrag of een percentuele correctie.
Bewijslast
Iedereen kan wel zeggen dat een fles wijn uit de supermarkt een relatiegeschenk was. Maar hoe weet de Belastingdienst dat je hem niet privé hebt gekocht? Wanneer er naar gevraagd wordt, moet je daarom aan kunnen tonen dat het wel degelijk een relatiegeschenk was.
Nooit meer twijfelen met een goede boekhouder
Wil je zeker weten dat je eten, drinken en andere representatiekosten goed inboekt? Kies er dan voor om je boekhouding uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Bij Buro Burmanje weten we precies hoe het zit. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
