Boekhouden doe je vandaag de dag digitaal. Slimme software neemt taken voor je uit handen. Dat bespaart jou én je boekhouder veel tijd en kosten. In dit artikel vertellen we wat je moet weten over digitaal boekhouden.
Wat is digitaal boekhouden?
Eerst even het verschil tussen een administratie en boekhouden: in je administratie beheer je al je bonnetjes en inkomende en uitgaande facturen. Door middel van boekhouden maak je deze administratie vervolgens kloppend voor de Belastingdienst. Bij digitaal boekhouden doen we dat door middel van een computer.
Je kan digitaal boekhouden met losse mappen en Excel-spreadsheets op je eigen computer. Maar het meest gangbaar is door middel van een online boekhoudpakket, zoals Yuki of Moneybird. In dit artikel gaan we uit van een online pakket.
Voordelen van digitaal boekhouden
Digitaal boekhouden heeft veel voordelen ten opzichte van een papieren boekhouding. We noemen de belangrijkste.
- Sneller en efficiënter.
- Minder kans op fouten.
- Toegankelijk vanaf elk device met internet.
- Nooit meer documenten kwijt of onleesbaar.
- Btw-aangiftes staan al vooringevuld.
- Automatiseringsmogelijkheden door te koppelen met je bank of andere software.
- Je boekhouder of accountant kan gemakkelijk meekijken.
Een nadeel is dat een boekhoudpakket maandelijkse kosten met zich meebrengt. Vrijwel alle boekhoudsoftware werkt namelijk volgens een abonnementsmodel.
Lees ook: Wat zijn de voordelen van een digitale administratie?
Mogelijkheden bij digitaal boekhouden
Moderne boekhoudsoftware biedt veel functionaliteiten die jou én je boekhouder veel tijd besparen. We noemen een aantal interessante functionaliteiten.
1) Bankkoppelingen
Een belangrijk onderdeel bij boekhouden is het koppelen van je (zakelijke) banktransacties aan je in- en uitgaande facturen. Door een digitale koppeling te maken met je bank, wordt dit heel gemakkelijk. Alle transacties komen automatisch in je digitale boekhoudsysteem. Veel pakketten weten welke transacties bij welk document horen, waardoor je ze alleen hoeft goed te keuren.
De meeste online boekhoudprogramma’s bieden koppelingen aan met Rabobank, ING, en ABN Amro, maar ook koppelingen met Bunq en Knab zijn in steeds meer programma’s mogelijk.
2) Btw-aangifte doen
Als je administratie klopt, vertelt je digitale boekhoudpakket je precies wat je in welk veld in moet vullen. Je hoeft het dan alleen nog even te controleren. Door deze functionaliteit is de kwartaalaangifte voortaan in een paar minuten gedaan. En in sommige boekhoudsoftware kan je zelfs direct vanuit je pakket aangifte doen!
3) Meerdere devices
We gebruiken tegenwoordig overal apps voor. En ook bij digitaal boekhouden is dit mogelijk. Naast je computer kan je dus ook via je smartphone of tablet aanpassingen maken in je boekhoudprogramma. Stuur bijvoorbeeld een factuur met je smartphone vanuit de trein of koppel je transacties vanaf je iPad terwijl je languit op de bank ligt.
4) Universele bestanden
Boekhoudprogramma’s kunnen UBL-bestanden lezen. UBL staat voor Universal Business Language en wordt gebruikt voor het versturen van facturen. Wanneer jij of je klanten een UBL-bestand opent, worden direct alle gegevens klaargezet in je boekhoudprogramma. Dat is nóg efficiënter en voorkomt fouten tijdens het overtypen.
5) Direct contact met je boekhouder
Boekhoudprogramma Yuki is ontworpen om de samenwerking tussen boekhouder en ondernemer zo soepel mogelijk te laten verlopen. Eén van de functionaliteiten is dat je als ondernemer direct vanuit de software vragen kan stellen aan je boekhouder. Dat maakt de communicatie voor alle partijen laagdrempelig en eenvoudig.
6) Realtime rapportages
Door jouw boekhoudpakket te koppelen met andere software wordt nog veel meer mogelijk. Zo koppelen we bij Buro Burmanje bijvoorbeeld regelmatig met Visionplanner door middel van API. Deze rapportagesoftware laat realtime op visuele wijze zien hoe een organisatie er financieel voor staat. Dat geeft interessante inzichten.
Jouw boekhouding digitaliseren?
Overtuigd van de voordelen van een digitale administratie? Stap over naar Buro Burmanje! Wij werken 100% digitaal en helpen je graag om boekhouden voor jou gemakkelijk en leuk te maken. Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek.
