Veel ondernemers laten jaarlijks belastingvoordeel liggen doordat de kosten niet of verkeerd worden verwerkt in de administratie. Zeker binnen het mkb zien we regelmatig dat zakelijke kosten privé worden betaald, bonnetjes verdwijnen of ondernemers simpelweg niet weten welke kosten aftrekbaar zijn.
Zonde, want aftrekbare kosten kunnen een groot verschil maken in hoeveel belasting je uiteindelijk betaalt!
In dit artikel leggen we uit welke kosten je als mkb’er mag aftrekken, waar je op moet letten en welke fouten wij in de praktijk vaak tegenkomen.
Wat zijn aftrekbare kosten?
Aftrekbare kosten zijn zakelijke kosten die je maakt voor je onderneming. Deze kosten mag je van je winst aftrekken, waardoor je uiteindelijk minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting betaalt.
De belangrijkste regel hierbij is:
De kosten moeten zakelijk zijn en verband houden met je onderneming.
Hoe beter je kosten verwerkt en onderbouwt, hoe beter inzicht je krijgt in je winst en belastingpositie.
Veelvoorkomende aftrekbare kosten voor MKB’ers
Bij Buro Burmanje zien we dat vooral deze kostenposten veel voorkomen binnen het mkb:
Kantoor- en bedrijfskosten
Denk aan:
- laptops en computers
- telefoonkosten
- internetabonnementen
- printers en kantoorartikelen
- software en abonnementen
Auto- en reiskosten
Afhankelijk van privé of zakelijk gebruik kun je kosten aftrekken zoals:
- brandstof
- parkeerkosten
- onderhoud
- zakelijke kilometers
- OV-kosten
Werk je met een privéauto? Dan kun je vaak een kilometervergoeding verwerken.
Marketing en reclame
Veel ondernemers investeren in zichtbaarheid en groei. Deze kosten zijn meestal aftrekbaar:
- websitekosten
- advertenties
- social media marketing
- drukwerk
- fotografie en branding
Opleidingen en ontwikkeling
Volg je een cursus of opleiding voor je onderneming? Dan zijn deze kosten vaak aftrekbaar wanneer ze bijdragen aan je huidige werkzaamheden of groei van het bedrijf.
Huisvestingskosten
Werk je vanuit een kantoor of bedrijfspand? Dan zijn bijvoorbeeld aftrekbaar:
- huur
- energiekosten
- schoonmaak
- inrichting
Bij een thuiskantoor gelden aparte regels.
Welke kosten zijn beperkt aftrekbaar?
Niet alle zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaar. Sommige kosten hebben beperkingen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- zakelijke lunches en diners
- relatiegeschenken
- representatiekosten
Hier gelden specifieke percentages of drempels voor.
Juist op deze onderdelen zien wij in de praktijk vaak fouten ontstaan.
Privé betaald? Vergeet deze kosten niet
Veel ondernemers betalen regelmatig zakelijke kosten privé. Bijvoorbeeld:
- kleine aankopen
- tankbeurten
- online abonnementen
- zakelijke lunches
Wanneer deze kosten niet worden aangeleverd bij de boekhouder, verdwijnen ze ook niet in de administratie. Daardoor betaal je uiteindelijk meer belasting dan nodig. Bij Buro Burmanje adviseren we ondernemers daarom om periodiek hun privé-uitgaven naast de zakelijke administratie te leggen.
Wat gaat er in de praktijk vaak mis?
Wij zien regelmatig:
- ontbrekende bonnetjes
- kosten die verkeerd geboekt worden
- privé en zakelijk door elkaar
- vergeten kilometerregistraties
- abonnementen die nergens verwerkt worden
Vaak gaat het niet om grote bedragen per keer, maar op jaarbasis kan dit flink oplopen.
Waarom inzicht belangrijker is dan alleen belasting besparen
Veel ondernemers kijken alleen naar belastingvoordeel, maar een goede administratie geeft vooral inzicht.
Door kosten goed te verwerken:
- zie je waar geld naartoe gaat
- krijg je grip op marges
- kun je beter sturen op winst
- maak je betere ondernemers keuzes
Juist daarom draait boekhouding tegenwoordig niet alleen meer om verwerken, maar vooral om inzicht en optimalisatie.
Slim moment om je administratie te controleren
Wij adviseren ondernemers om niet pas aan het einde van het jaar naar kosten te kijken, maar dit periodiek te doen.
Bijvoorbeeld per kwartaal:
- controleer abonnementen
- check privé betaalde kosten
- bekijk marges
- analyseer stijgende kostenposten
Hierdoor voorkom je verrassingen en houd je grip op je onderneming.
Conclusie
Als mkb’er zijn veel zakelijke kosten aftrekbaar, maar in de praktijk zien we dat ondernemers regelmatig belastingvoordeel laten liggen door een onvolledige administratie of ontbrekende kosten.
Door kosten goed te registreren en periodiek naar je cijfers te kijken, betaal je niet alleen minder belasting, maar krijg je ook beter inzicht in je onderneming.
Twijfel je of jouw administratie optimaal is ingericht? Bij Buro Burmanje kijken we graag met je mee.
