Reis- en verblijfkosten zijn een veelvoorkomend grijs gebied in de boekhouding. Een zakelijke trip naar een congres is aftrekbaar, maar hoe zit het met een etentje op je hotelkamer? En wat als je privéactiviteiten combineert met een zakenreis?
Wat zijn reis- en verblijfkosten?
Reis- en verblijfkosten zijn kosten die je maakt voor zakelijke reizen. Denk hierbij aan:
- Vluchten en openbaar vervoer
- Taxi’s en huurauto’s
- Overnachtingen in hotels of B&B’s
- Maaltijden tijdens een zakenreis
Autokosten vallen hier niet onder. Die worden als aparte zakelijke kosten gezien. Lees daar meer over in ons artikel over zakelijk rijden.
Alleen aftrekbaar bij zakelijk karakter
De hoofdregel is simpel: alleen kosten die een zakelijk karakter hebben, zijn aftrekbaar. Maar waar ligt de grens? Een congres bezoeken dat relevant is voor je vak? Volledig aftrekbaar. Een weekend Center Parcs met het gezin, waarbij je ‘ook even wat zakelijke foto’s maakt’? Niet aftrekbaar.
Een handige vuistregel om te onthouden: neigt de reis meer naar privé dan naar zakelijk? Dan zijn de kosten privé.
Regels rondom reis- en verblijfkosten
Net als bij eten en drinken gelden er specifieke belastingregels voor reis- en verblijfkosten. De regels voor reis- en verblijfkosten:
- Volledig aftrekbaar: openbaar vervoer, taxi en vliegtuigkosten voor zakelijke doeleinden.
- Beperkt aftrekbaar: kosten voor eten, drinken, genotmiddelen, representatie (zoals relatiegeschenken), congressen en studiereizen. Je hebt twee opties:
- Drempelbedrag: de eerste € 5.700 is niet aftrekbaar, alles daarboven wel.
- Percentage: je kunt er ook voor kiezen om 80% van de kosten af te trekken. Dit is vaak voordeliger bij lagere kosten.
Rekenvoorbeeld
Een ondernemer gaat naar een congres en maakt de volgende kosten:
- Treinreis: € 150
- Hotelkosten: € 300
- Lunch en diner met zakelijke relaties: € 200
- Congresdeelname: € 500
Totale kosten: € 1.150
Wat mag hij aftrekken?
- De treinreis (€ 150) is volledig aftrekbaar.
- De hotelovernachting (€ 300), maaltijden (€ 200) en congres (€ 500) zijn deels aftrekbaar. 80% van € 1.000 = € 800 aftrekbaar.
Totaal aftrekbaar bedrag: € 950.
Praktische voorbeelden
Soms is het lastig om reis- en verblijfkosten juist in te boeken. Hier zijn daarom nog vier scenario’s die zich kunnen voordoen tijdens een zakelijke reis.
1. Bezoek aan een verplicht congres
Een ondernemer bezoekt een congres dat essentieel is om up-to-date te blijven in zijn vak. De congreskosten zijn volledig zakelijk. De kosten vallen onder de 80%-regeling. Bij een congres van € 2.000 is € 1.600 aftrekbaar.
2. Diner op de hotelkamer
Na een lange dag met seminars en zakelijke meetings bestelt de ondernemer roomservice op zijn hotelkamer. Dit heeft geen zakelijk karakter en is niet aftrekbaar. Als de ondernemer thuis was gebleven, had hij immers ook moeten eten.
3. Lunch met een klant
Tijdens een reis luncht een ondernemer met een potentiële klant. De rekening is € 100. Eten en drinken is altijd gedeeltelijk privé en daarom moet eten en drinken ook altijd met 80% gecorrigeerd worden. Je mag dus € 80 als zakelijke kosten inboeken. Het maakt daarbij niet uit of de reis zakelijk of privé was.
4. Studiereis met gemengd karakter
Een ondernemer maakt een reis met zowel zakelijke als privéactiviteiten. De zakelijke kosten bedragen € 2.000, de privékosten € 1.000.Hij mag 80% van de zakelijke kosten aftrekken, dus € 1.600. Het privédeel is niet aftrekbaar.
Bewijslast
Iedereen kan zeggen dat een vlucht zakelijk was, maar hoe weet de Belastingdienst dat? Als ernaar gevraagd wordt, moet je kunnen bewijzen dat de reis een zakelijk doel had.
Dat kan op verschillende manieren.
- Facturen en bonnetjes op naam van je bedrijf
- Bewijzen van deelname aan een congres of seminar
- Agenda-afspraken en e-mails die het zakelijke doel bevestigen
Kortom: bewaar alles wat als bewijs kan dienen.
Ondernemer is verantwoordelijk
Onze boekhouders voeren regelmatig discussies met klanten over wat wel en niet aftrekbaar is. Maar uiteindelijk bepaalt de Belastingdienst wat zakelijk is. Jij bent als ondernemer verantwoordelijk en moet het kunnen uitleggen. Een boekhouder kan adviseren, maar niet de regels veranderen.
Nooit meer twijfelen met een goede boekhouder
Wil je zeker weten dat je reis- en verblijfkosten goed inboekt? Kies er dan voor om je boekhouding uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Bij Buro Burmanje weten we precies hoe het zit. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
