Met de Werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever vergoedingen aan werknemers geven zonder daar loonbelasting over te betalen. Bijvoorbeeld een fietsplan, kerstborrel of gereedschap. Er is wel een grens aan de vergoedingen. Hoe dat zit lees je hier.
Wat is de WKR?
Via de WKR mag je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel bij heeft. Dat mag in loon en natura. Bijvoorbeeld een bonus, een sportschoolabonnement, kerstpakket of smartphone.
Sommige vergoedingen vallen in de vrije ruimte. Dat zijn voornamelijk vergoedingen die als extraatjes gezien worden. Binnen deze vrije ruimte mag je tot een bepaald bedrag onbelast schenken. Welke vergoedingen onbelast zijn en welke binnen de vrije ruimte vallen, is geregeld in de Werkkostenregeling (WKR).
Hoe werkt de WKR?
De WKR bestaat uit vijf categorieën. Alle vergoedingen binnen deze categorieën zijn geheel onbelast, behalve in de vrije ruimte.
- Intermediaire kosten: Kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet en later terugkrijgt. Bijvoorbeeld een tank- of lunchbon.
- Gerichte vrijstellingen: Zaken die vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden. Bijvoorbeeld kosten voor (openbaar) vervoer, opleidingen, gereedschap, maaltijden bij overwerk of overnachtingen.
- Noodzakelijkheidscriterium: Goederen die nodig zijn voor het werk. Deze mogen dan ook privé gebruikt worden. Zoals een smartphone of tablet en bepaald gereedschap.
- Nihilwaarderingen: Alle vergoedingen en verstrekkingen die een werknemer op zijn werkplek gebruikt. Bijvoorbeeld koffie en thee, een computer, vaste telefoon en werkkleding.
- Vrije ruimte: Alle vergoedingen die niet in bovenstaande categorieën passen. Zoals een bonus, kerstpakket, fietsenplan, personeelsfeest of sportschoolabonnement.
Binnen de vrije ruimte zijn vergoedingen tot aan het grensbedrag onbelast. Over het bedrag boven de grens betaal je 80% eindheffing. Dat is stevig!
Grensbedrag vrije ruimte
Om te bepalen waar de grens ligt, tel je eerst het fiscale loon van al je werknemers bij elkaar op.
- In 2022 was de vrije ruimte 1,7 % over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Alles daarboven was belast met 1,18 %.
- In 2023 geldt 3% over de eerste € 400.000. Daarboven blijft hetzelfde.
Voorbeeld van de WKR in de praktijk
Stel, je hebt tien werknemers in dienst in 2023. De fiscale loonsom is € 600.000. Alle werknemers ontvangen werkkleding (drie sets à € 100), een sportschoolabonnement (€ 30 p.m.) en een kerstbonus à € 1.500.
- Werkkleding valt onder de nihilwaarderingen en is onbelast.
- Sportschoolabonnement valt in de vrije ruimte: 10 x 30 x 12 maanden = € 3600
- Kerstbonus valt in de vrije ruimte: 10 x € 1.500 = € 15.000
- Onbelaste vrije ruimte: 3% van € 400.000 + 1,18% van € 200.000 = € 15.600
- Grensoverschrijding vrije ruimte: 15.000 + 3.600 – 15.600 = € 3.000
Over het restbedrag van € 3.000 betaal je als werkgever een eindheffing van 80%. De werkgever uit dit voorbeeld betaalt dus € 2.400 extra loonbelasting bovenop de vergoedingen die hij zijn werknemers al heeft gegeven.
Altijd weten wat de beschikbare vrije ruimte is
Als werkgever betaal je een flinke eindheffing wanneer je de vrije ruimte overschrijdt. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Klanten van Buro Burmanje krijgen elke periode een overzicht met de beschikbare vrije ruimte.
Niet alleen betaalde vergoedingen uit de loonadministratie staan hier op, maar we kunnen ook de bedragen uit de financiële administratie hierin opnemen. Bijvoorbeeld het jaarlijkse kerstpakket. Op deze manier ben je altijd up-to-date.
Op zoek naar een salarisadministrateur die met je meedenkt? Stap over naar Buro Burmanje! Lees meer informatie over onze salarisadministratie dienstverlening of plan direct een vrijblijvende kennismaking met ons in.
