Jaarafsluiting boekhouding: zo sluit je het boekjaar goed af

Aan het einde van het jaar komt elke ondernemer ermee in aanraking: de jaarafsluiting boekhouding. Voor veel zzp’ers en mkb’ers roept dit vragen op.

In dit artikel delen we de belangrijkste aandachtspunten en aftrekposten voor de jaarafsluiting boekhouding.

Wat is een boekjaar?

Een boekjaar is de periode waarover je je administratie bijhoudt en je jaarafsluiting maakt. In de meeste gevallen is dat gelijk aan het kalenderjaar:

• 1 januari t/m 31 december.

Voor de meeste zzp’ers en mkb-bedrijven eindigt het boekjaar dus aan het einde van het jaar.

Wanneer eindigt een boekjaar niet op 31 december?

Een boekjaar hoeft niet per se samen te vallen met het kalenderjaar. Dat kan bijvoorbeeld als:

• je onderneming halverwege het jaar is gestart;
• je bewust hebt gekozen voor een gebroken boekjaar (bijvoorbeeld 1 juli t/m 30 juni);
• je rechtsvorm of structuur is gewijzigd.

In die gevallen eindigt het boekjaar op een ander moment dan 31 december.

Boekjaar afsluiten: deze aandachtspunten mag je niet vergeten

Bij het boekjaar afsluiten zijn er een aantal onderdelen die extra aandacht verdienen. Hieronder vind je de belangrijkste aandachtspunten die wij in de praktijk vaak tegenkomen.

Voorraad en onderhanden werk concreet vastleggen

• Controleer je voorraad aan het einde van het jaar en bepaal de waarde van het onderhanden werk. Deze gegevens moeten juist worden verwerkt in de administratie, omdat ze invloed hebben op je winst en daarmee op je belastingaangifte.

Voorlopige aanslag nalopen

• De voorlopige aanslag is bedoeld om alvast gedurende het jaar te betalen of terug te krijgen. Maar als je winst of situatie anders is uitgepakt dan je vooraf dacht, is het slim om je voorlopige aanslag te controleren en eventueel bij te stellen. Daarmee voorkom je dat je later ineens een groot bedrag in één keer moet betalen.

Kilometervergoeding verwerken

• Heb je zakelijke kilometers gereden met je privéauto? Geef deze kilometers tijdig door, zodat de kilometervergoeding correct wordt opgevoerd in de kosten. Dit wordt vaak vergeten, terwijl het fiscaal voordeel kan opleveren.

Privé betaalde kosten opnemen in de boekhouding

• Kosten die je privé hebt voorgeschoten, zoals kleine aankopen of abonnementen, komen niet automatisch in de boekhouding terecht. Lever deze kosten altijd aan, want de boekhouder kan deze uitgaven anders niet verwerken.

Werkkostenregeling (WKR) optimaliseren

• Maak inzichtelijk of de werkkostenregeling optimaal wordt benut. Er kan soms nog ruimte zijn binnen de vrije ruimte, wat fiscale voordelen oplevert.

Administratie opschonen

• Opschonen is goed maar niet alles mag weg. Voor btw-administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar en voor gegevens over onroerende zaken (en rechten daarop) 10 jaar.

Fiscale positie beoordelen

• De jaarafsluiting is het moment om je fiscale positie onder de loep te nemen. Kijk of je huidige situatie nog past bij je onderneming en of een wijziging van rechtsvorm fiscaal interessant kan zijn.

Last but not least! Kostprijs controleren en indexeren

• Loop je kostprijs nog een kritisch na. Door stijgende inkoopprijzen of inflatie kan het nodig zijn om je kostprijs te indexeren. Een actuele kostprijs zorgt voor een realistischer beeld van je resultaat.

Vergeet deze drie aftrekposten niet voor het boekjaar afsluiten

1) Check of je nog gebruik kunt maken van de KIA!

Als je dit jaar nog wilt investeren, kan de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) interessant zijn. Voor 2025 geldt dat je in aanmerking komt als je een bedrag tussen de €2.901 en €392.320 investeert in bedrijfsmiddelen voor jouw onderneming.

KIA 2025 – kerncijfers (Belastingdienst):

• Is het investeringsbedrag niet meer dan €2900, betekent dat 0% KIA.
• Bij € 2.901 t/m € 70.602 is de aftrek 28% van het investeringsbedrag.
• Bij 130.745 t/m 392.230 wordt er € 19.769 verminderd met 7,56% van het deel van het investeringsbedrag boven de € 130.744.
• Is het investeringsbedrag meer dan €329.230 dan is de KIA 0%.

Maak voor jezelf een korte lijst met wat je nog wilt aanschaffen, check of het daadwerkelijk om een bedrijfsmiddel gaat en zorg dat offertes en facturen goed worden bewaard. Let wel: “nog even snel iets kopen” is niet altijd slim. Soms is doorschuiven juist beter voor je cashflow. Twijfel je? Overleg dan even met je boekhouder.

2) Urencriterium controleren (haal je de 1.225 uur?)

Wil je gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek of startersaftrek, dan moet je voldoen aan het urencriterium. De hoofdregel is dat je minimaal 1.225 uur aan je onderneming moet hebben besteed in 2025.

Goed om te weten: niet alleen betaalde uren tellen mee. Ook tijd die je besteedt aan offertes, acquisitie, administratie of je website mag je meetellen, zolang je het maar aannemelijk kunt maken. Heb je geen strak urenoverzicht? Dan kun je vaak al veel reconstrueren door je agenda te exporteren en ontbrekende weken realistisch aan te vullen. Zo heb je alsnog een bruikbaar urenlog voor je administratie.

3) Pensioen of lijfrente

Als je een pensioentekort hebt, kun je mogelijk lijfrente-inleg aftrekken tot je jaarruimte. De Belastingdienst geeft aan dat je jouw jaarruimte berekent met een rekentool en (voor jaarruimte 2025) je financiële gegevens van 2024 gebruikt. Heb je je jaarruimte uit vorige jaren niet gebruikt? Dan kan er ook reserveringsruimte zijn die je dit jaar nog kunt benutten.

Hoe kan je dat het beste doen?

• Bereken je jaarruimte/reserveringsruimte.
• Check of je storting dit kalenderjaar verwerkt is (bankdatum telt in de praktijk vaak zwaar mee).
• Bewaar bevestigingen/jaaroverzichten netjes voor je aangifte.

Jaarafsluiting zelf doen of uitbesteden?

Veel zzp’ers kiezen ervoor om de jaarafsluiting boekhouding en het boekjaar afsluiten uit te besteden aan een boekhouder. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Een boekhouder kijkt niet alleen naar de cijfers, maar denkt ook mee over fiscale optimalisatie en toekomstplannen.

Een goede jaarafsluiting geeft grip en zekerheid

De jaarafsluiting boekhouding is meer dan alleen cijfers afronden. Door het boekjaar zorgvuldig af te sluiten en aandacht te besteden aan voorraad, kosten en fiscale keuzes, leg je een sterke basis voor het nieuwe jaar. De jaarrekening zzp biedt daarbij waardevol inzicht en helpt je vooruit te kijken.

Wil je zeker weten dat je niets mist? Plan dan een kennismakingsgesprek in via: Vrijblijvende kennismaking aanvragen | Buro Burmanje en voorkom verrassingen in januari.