Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je niet zomaar alle kosten opvoeren in je administratie. Wanneer je de auto ‘op de zaak zet’ mag dat wel. In dit artikel leggen we uit hoe zakelijk rijden werkt.
Wat is zakelijk rijden?
Onder zakelijk rijden vallen alle ritjes die je voor je bedrijf maakt. Welke auto je daarvoor gebruikt, maakt niet uit. Wel is er een verschil tussen een privéauto, een ‘auto op de zaak’ en een bedrijfsauto. Afhankelijk van het type voertuig en hoeveel je rijdt, is de ene vorm fiscaal voordeliger dan de andere.
Auto op de zaak zetten
Een privéauto op de zaak zetten, is slechts een administratieve handeling. Je hoeft niets aan het uiterlijk te veranderen en ook geen nieuw kenteken te voeren.
Door de auto bij je ondernemingsvermogen op te tellen, mag je voortaan alle autokosten opvoeren in je administratie. Denk aan brandstof of laadkosten, parkeerkosten, wasstraat, onderhoud, APK en zelfs de luchtverfrisser.
Wel zijn er een aantal spelregels en aandachtspunten:
- Je moet bijtelling betalen als je de zakelijke auto voor meer dan 500 kilometers per jaar privé gebruikt. Dit is een percentage van de catalogusprijs van het voertuig. In 2024 is dit 22% voor brandstofauto’s en 16% voor elektrische auto’s. Deze bijtelling is nooit hoger dan de kosten die je maakt.
- Mogelijk moet je de verzekering aanpassen.
Bedrijfswagen / Grijs kenteken
Een bedrijfsauto staat op naam van je bedrijf en is bedoeld voor het vervoeren van spullen of goederen. Het wordt ook wel een vervoermiddel met een grijs kenteken genoemd, ondanks dat het kenteken gewoon geel is. Toch kun je wel zien dat het om een bedrijfsauto gaat: de eerste letter is namelijk altijd een B of een V.
Bij een bedrijfsauto mag je ook alle kosten fiscaal opvoeren. Maar er zijn meer voordelen:
- Je betaalt minder wegenbelasting
- Je mag gebruikmaken van de investeringsaftrek
Wel zijn er meer spelregels en aandachtspunten:
- Het vervoermiddel is een bestelauto of -bus. Op de website van de Belastingdienst vindt je de exacte voorwaarden.
- Minimaal 10% van je kilometers moet zakelijk gereden worden.
- De bedrijfswagen en je BTW-nummer moeten op dezelfde naam staan.
- Je moet bijtelling betalen als je de zakelijke auto voor meer dan 500 kilometers per jaar privé gebruikt. Deze bijtelling is nooit hoger dan de kosten die je maakt.
- Je moet een BTW bijtelling toepassen aan het eind van het jaar. Dit kan 2,7 of 1,5 procent zijn van de cataloguswaarde.
- Mogelijk moet je de verzekering aanpassen.
Wanneer is een auto op de zaak fiscaal aantrekkelijk?
Die rekensom is eigenlijk heel simpel: wanneer de autokosten hoger zijn dan de bijtelling, is het fiscaal aantrekkelijk om een auto op de zaak te zetten.
Dat zit zo. Wanneer je een auto zakelijk rijdt, mag je meer kosten opvoeren in je administratie. Zo verlaag je je winst en hoef je minder belasting af te dragen. Aan de andere kant moet je wel bijtelling betalen.
Rekenvoorbeeld bijtelling
- De catalogusprijs van jouw auto is € 25.000
- Het betreft een benzineauto.
- De bijtelling is 22% in 2024. Dus 0,22 x € 25.000 = € 5.500 bruto bijtelling per jaar
- Dat is € 458,33 bijtelling bruto bijtelling per maand.
Ons advies
Twijfel je wat voor jou verstandig is? Een auto op de zaak zetten is een administratieve handeling die eigenlijk pas tijdens je jaarafsluiting aan de orde komt. Ons advies is daarom om je kilometerregistratie en kosten goed bij te houden en aan het eind van het boekjaar de balans op te maken en een keuze te maken. Als ervaren boekhouder adviseren we onze klanten hierin.
Welke kosten mag je opvoeren bij zakelijk gebruik van een privéauto?
Als je een privéauto gebruikt voor zakelijke ritjes, mag je ook een deel van de kosten terugvragen. Maar lang niet allemaal.
- In 2024 en 2025 mag je per zakelijke kilometer 23 cent als kosten opvoeren. Om dit aan te tonen, moet je een kilometerregistratie bijhouden.
- Je mag de kosten niet opvoeren, maar de btw wel. Wel alleen over het zakelijke deel. Dus als je de auto 50% zakelijk rijdt, mag je 50% van het btw-bedrag terugvorderen.
Kilometerregistratie
Of je nu voor privé of zakelijk rijden kiest, om autokosten te mogen opvoeren in je administratie, moet je een rittenregistratie bijhouden. Je kunt een bestand bijhouden, digitaal of op papier, waarin je elke autorit registreert. Dit wordt natuurlijk wel al snel een flinke administratie. Gelukkig bestaat er ook software om dit gemakkelijker te maken.
Alle autokosten op één factuur
Handige tools voor zakelijke rijders zijn de tankpas en het gebruik van een parkeerapp. Met een tankpas kun je tanken en door wasstraat. En een parkeerapp gebruik je om een parkeeractie te starten. Aan het eind van de maand ontvang je een overzicht met al je kosten. Dat scheelt een hoop gedoe met losse bonnetjes in je administratie! Onze favorieten zijn Tankpas.nl, MoveMove, MKB Brandstof en Travelcard.
Koppelen met je boekhouding
Bij zakelijk rijden komt behoorlijk wat administratie kijken. Je moet je kilometers bijhouden en al je kosten opvoeren. Gelukkig kan dit voor een groot deel geautomatiseerd worden, zodat je er geen omkijken meer naar hebt. Met een modern boekhoudpakket als Yuki, een automatische kilometerregistratie, een tankpas en parkeerapp worden alle kosten automatisch en op je juiste manier ingevoerd in je administratie.
Benieuwd of een auto van de zaak voor jou fiscaal aantrekkelijk is? Of wil je je administratie versimpelen door middel van automatisering? Neem vrijblijvend contact op met onze boekhouders om jouw situatie te bespreken.
