Ben je niet meer tevreden met je huidige boekhoudpakket? Dan kun je altijd overstappen naar een programma dat beter bij je wensen aansluit. Er zijn wel wat zaken om rekening mee te houden. Wij vertellen je er graag meer over.
Populaire boekhoudpakketten
Doe je als ondernemer je eigen boekhouding? Dan is het handig om een online boekhoudpakket te gebruiken. Zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden, Moneybird, Rompslomp, DigiBTW, Snelstart of Moneymonk.
Lees ook: Voordelen en mogelijkheden van digitaal boekhouden
Waarom overstappen naar een ander boekhoudpakket?
Wanneer je een tijdje van je boekhoudpakket gebruikmaakt, loop je misschien tegen beperkingen aan. Of het blijkt allemaal toch niet zo makkelijk te werken. Hieronder staan redenen die wij vaak horen waarom ondernemers overstappen van boekhoudpakket.
1. Te duur
Boekhoudprogramma’s verhogen eens in de zoveel tijd hun tarieven. Omdat kosten toenemen of omdat ze nieuwe functionaliteiten hebben toegevoegd. Het loont daarom om zelf ook af en toe rond te kijken of je ergens anders niet veel goedkoper uit bent.
2. Te veel tijd kwijt
Facturen verzamelen, bonnetjes inboeken, bankmutaties aan de juiste post toewijzen, rapportages uitdraaien voor je aangiftes, enzovoort. Het kost stiekem best veel tijd. Zeker als je boekhoudpakket geen automatiseringsmogelijkheden biedt of niet zo’n efficiënte werkwijze hanteert.
3. Mist functionaliteiten
Naarmate je onderneming groeit, kan het gebeuren dat je tegen functionele beperkingen aanloopt. Denk aan een datalimiet, het ontbreken van een rittenadministratie of het correct inboeken van bonnetjes met verschillende belastingtarieven.
4. Onduidelijk wat te doen
Veel boekhoudpakketten claimen dat boekhouden een eitje wordt met hun programma. Toch blijkt de waarheid vaak anders. Je moet je namelijk wel aan de regels van de Belastingdienst houden. En die zijn niet altijd even rechtlijnig. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar alle lunchkosten (volledig) inboeken en je moet rekening houden met verschillende belastingtarieven. Dat blijft mensenwerk en is dus foutgevoelig. Vooral bij de jaaraangifte blijkt vaak dat er toch meer bij komt kijken dan gedacht.
Lees ook: 10 tips bij de belastingaangifte van ondernemers
Aandachtspunten en tips
Wanneer je gaat overstappen van boekhoudprogramma zijn er een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden.
1. Data exporteren en importen
Het is handig als je al je oude data uit je oude boekhoudpakket kunt exporteren en importeren in je nieuwe boekhoudsoftware. Facturen, mutaties en voorraad worden dan automatisch overgezet naar je nieuwe systeem. Dat bespaart je een hoop handmatig werk. Slim dus om een boekhoudprogramma uit te zoeken die soepel samenwerkt met je oude pakket.
2. Juiste moment voor overstap
Bij sommige programma’s kun je alleen overstappen aan het begin van een jaargang. Ook goed om vooraf uit te zoeken. Dat raden we trouwens sowieso aan, want dan begin je met een schone start aan het boekjaar.
3. Check de functionaliteiten
Controleer of je nieuwe pakket minstens dezelfde functionaliteiten biedt als je vorige. Je wilt niet weer terug moeten naar je oude programma wanneer blijkt dat je bepaalde functies mist.
4. Test met schaduwdraaien
Twee systemen tegelijk gebruiken noem je schaduwdraaien. Dit is een slimme manier om je nieuwe boekhoudpakket in de praktijk te testen. Het kost natuurlijk twee keer meer tijd, maar je leert je nieuwe pakket dan wel goed kennen voordat je definitief de overstap maakt.
5. Trainingsmogelijkheden
Een goede manier om alle ins en out van je nieuwe boekhoudprogramma te leren kennen is met trainingen. Video’s of artikelen die je online kunt bekijken bijvoorbeeld. Check vooraf of het nieuwe pakket dit wel beschikbaar heeft.
Overstappen of uitbesteden?
Wanneer je het overstappen van boekhoudpakket overweegt, is het misschien ook een goed moment om te kijken of uitbesteden je niet meer oplevert.
Veel ondernemers denken namelijk onterecht dat een boekhouder ze veel geld kost. Maar het kan je ook geld opleveren. Kijk maar.
- Zelf boekhouden: Je bent 2 uur in de maand met je administratie bezig. Je uurtarief voor klanten is 75 euro. In die uren kun je geen betaald werk doen. Je boekhoudpakket kost 50 euro per maand. In totaal kost boekhouden je dan 200 euro per maand.
- Boekhouder: Je bent 0 uur in de maand met je boekhouding bezig. Je betaalt geen softwarekosten. Je boekhouder rekent 100 euro per maand voor al zijn diensten.
In de rekensom hierboven ben je dus 100 euro goedkoper uit per maand bij een boekhouder. Andere voordelen zijn dat je zeker weet dat je boekhouding goed gedaan wordt en dat je niet op de hoogte hoeft te blijven van nieuwe belastingregels.
Vrijblijvend adviesgesprek
Veel startende ondernemers die zelf de administratie bijhouden, kloppen uiteindelijk toch bij een boekhouder aan. De cijfers kloppen niet, waardoor ze geen hypotheek kunnen aanvragen. Of ze krijgen op hun kop van de Belastingdienst. Paniek! Door het vele controle- en correctiewerk wat vervolgens door de boekhouder gedaan moet worden, duurt alles veel langer en kost het uiteindelijk meer tijd en geld.
Het is daarom beter om het gewoon in één keer goed te doen en de administratie uit te besteden bij een ervaren boekhouder. Zo hou je als ondernemer tijd en energie over om in je bedrijf te steken!
Benieuwd wat Buro Burmanje voor je kan betekenen? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek. Wij werken 100% digitaal en kunnen ondernemers in heel Nederland helpen!
