Je hebt personeel in dienst en moet dus een salarisadministratie bijhouden. Daarvoor heb je een salarisadministratiekantoor ingeschakeld. Ben je niet meer tevreden bij je huidige salarisadministrateur? Overstappen is best eenvoudig. In dit artikel leggen we uit wat er moet gebeuren.
Overstappen met je salarisadministratie
Ondernemers hebben vaak het gevoel dat ze vastzitten bij hun salarisadministrateur. Alle gegevens liggen bij één partij, elke maand moeten er loonstroken verstuurd worden en salaris uitbetaald worden. Ze zijn bang dat ze in de knel komen als ze overstappen naar een ander salarisadministratiekantoor.
Een logische gedachte, maar niet terecht. Overstappen met je salarisadministratie naar Buro Burmanje is eigenlijk zo gepiept. Kijk maar.
Simpel overstappen in 6 stappen
1. Situatie bespreken
Tijdens een persoonlijk kennismakingsgesprek bespreken we je situatie. Bij ons op kantoor of online via videobellen. We nemen door welke onderdelen je wilt uitbesteden van je salarisadministratie.
We kunnen elke periode loonstrookjes verzorgen, sturen de loonaangifte naar de belastingdienst en leveren aan bij het pensioenfonds. Ook kunnen wij arbeidscontracten voor je opstellen. Uiteraard bespreken we ook waarom je weg wilt bij je huidige salarisadministrateur en ontdekken we of wij een betere match zijn.
2. Bestaande gegevens importeren
Besluit je met ons verder te willen? Dan zeg je de samenwerking op bij je huidige salarisadministratiekantoor en vraag je de data te exporteren. Je ontvangt dan meestal een XML-bestand, die wij in onze software kunnen importeren. Al je gegevens (inclusief loonstroken van het lopende jaar) staan dan direct in ons systeem.
Kan of wil je oude administrateur niet meewerken? Op basis van oude loonstroken en andere documenten kunnen we je salarisadministratie van het afgelopen jaar nabouwen in ons systeem. Het is wat meer werk, maar alsnog goed te doen. Gelukkig werken de meeste salarisadministratiekantoren netjes mee bij een overstap.
3. Gegevens invoeren
Anders dan bij nieuwe klanten hebben we bij een overstap bijna geen gegevens van je nodig. Je loonheffing gegevens en bankrekeningnummer staan in de data die we overnemen en dus direct in ons systeem. Wel sturen we je de inloggegevens van ons salarisportal. Daar kun je zelf periodieke mutaties doorgeven en nieuwe medewerkers aanmelden of uit dienst melden.
4. Medewerkers informeren
Het is slim om aan te kondigen dat je medewerkers voortaan via ons hun loonstroken krijgen. Van ons ontvangen ze inloggegevens waarmee ze toegang krijgen tot een eigen salarisportal. Hier kunnen ze bijvoorbeeld het personeelshandboek, contract en salarisspecificaties inzien. Of verlof aanvragen. Jij (of een manager) krijgt dan een melding en kan het verlof goedkeuren.
5. Optimalisatie en verwerking
Je bent nu helemaal overgestapt! Dit gebeurt voortaan allemaal automatisch:
- Je krijgt een melding dat de loonstroken klaar staan, zodat je deze kunt controleren voordat ze naar medewerkers worden gestuurd.
- Salarisspecificaties (loonstroken) worden verstuurd naar je medewerkers. Aan het eind van de maand of op een andere datum naar keuze.
- Je ontvangt elke maand een SEPA-bestand waarmee je elke maand razendsnel de betalingen doet.
- Wij bereiden de maandelijkse loonaangifte voor. Je krijgt een melding wanneer de aangifte klaarstaat in het salarisportaal voor betaling van de loonbelasting. Dit is met iDEAL zo gepiept.
- Vanuit onze software ontvang je tijdig meldingen wanneer er een verjaardag, jubileum, einde contractdatum of pensioenleeftijd in zicht komt. Zo ben je altijd op de hoogte!
Naast de standaard handigheidjes bieden we nog meer mogelijkheden aan ter optimalisatie. Zo zijn er meer dan 140 koppelingen mogelijk met onze software. Denk hierbij aan boekhoudsoftware, planningssystemen, tijdregistratiesystemen en arbodiensten. Door bijvoorbeeld een koppeling te maken met je boekhoudpakket, kunnen journaalposten automatisch worden geüpload. Deze automatiseringen kunnen wij voor je inrichten.
6. Jaaropgaves
Wanneer je in één jaar met twee salarisadministratiekantoren gewerkt hebt, krijgen je werknemers twee jaaropgaves. Ze moeten de getallen uit deze opgaven bij elkaar optellen om aangifte inkomstenbelasting te doen.
Onhandig, vinden we bij Buro Burmanje! Daarom bouwen we het jaar na en krijgen werknemers gewoon één loonstrook.
Tip: Stap over op 1 januari
De start van een nieuw jaar is het ideale moment voor het overstappen van je salarisadministratie. Je werknemers krijgen dan aan het eind van het jaar één jaaropgave. En jij als werkgever hebt alle jaarcijfers in één systeem staan. Je hebt dan een duidelijk overzicht van je loonkosten.
Waarom wij met Nmbrs werken
Bij Buro Burmanje werken we met salarissoftware Nmbrs. Dit biedt veel voordelen ten opzichte van andere softwarepakketten.
- Cao en premies zijn automatisch up-to-date. Deze gegevens worden vanuit Nmbrs aangeleverd. Dit scheelt enorm veel uitzoek- en aanpaswerk.
- Elke run wordt getoetst op meer dan 190 vakinhoudelijke controles. Fouten maken wordt zo wel heel lastig.
- Altijd en overal beschikbaar. Nmbrs is door de cloudomgeving 24/7 beschikbaar in een beveiligde omgeving. Via web en voor de werknemer via Android of iPhone app.
- Koppelingen met bestaande software. Er zijn meer dan 140 koppelingen direct beschikbaar.
Overstappen naar Buro Burmanje
Zoals je ziet, is het overstappen van salarisadministrateur helemaal niet zo ingrijpend. Tenminste, bij ons niet. Wij nemen je oude data over, je brengt je medewerkers op de hoogte en het is zo goed als geregeld.
Wil je graag overstappen naar een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor? Lees meer informatie over onze dienstverlening of plan direct een vrijblijvende kennismaking met ons!
