Neem je personeel aan? Dan ben je verplicht om een goede salarisadministratie op te zetten en bij te houden. Het is slim om dit uit te besteden bij een ervaren salarisadministratiekantoor. Om je zoektocht naar het juiste kantoor te versoepelen, let je op onderstaande zaken.
1. Veilig loonstroken versturen
Je salarisadministratiekantoor stuurt de loonstroken naar je medewerkers. Vroeger kregen werknemers hun loonstroken op papier, maar tegenwoordig natuurlijk digitaal. Volgens de regels van de AVG moet dit op een veilige manier gebeuren. Een loonstrook versturen als e-mailbijlage is niet veilig. Via een beveiligde portal wel. Check daarom zeker hoe het salarisadministratiekantoor waar jij mee gaat werken dit organiseert.
2. Foutloze administratie
Bij Buro Burmanje werken we met salarissoftware Nmbrs. Dit is het krachtigste en gebruiksvriendelijkste systeem op de markt. Cao en premies zijn automatisch up-to-date en elke run wordt getoetst op meer dan 190 vakinhoudelijke controles. Bovendien hebben onze salarisadministrateurs jarenlange ervaring. Fouten komen daardoor praktisch niet voor.
3. Transparant prijsmodel
Wat je gaat betalen, moet meteen duidelijk zijn. Pas daarom op voor onduidelijke abonnementen of vage verborgen kosten. Bij Buro Burmanje betaal je een vast bedrag per loonstrook per medewerker. Hoe meer medewerkers in dienst, hoe goedkoper. Het start al bij €8 per loonstrook.
4. Gebruiksvriendelijk systeem
Salarisadministratie uitbesteden doe je om tijd te besparen. Het is handig als zowel werkgever als werknemers de software snel onder de knie krijgen en er zo weinig mogelijk tijd aan kwijt zijn. Neem daarom samen de software en werkwijze door waar jouw salarisadministratiekantoor mee werkt om het gebruiksgemak te beoordelen.
5. Branche-ervaring
Het is fijn als je salarisadministratiekantoor meer klanten binnen jouw branche heeft. Ze hoeven de regels die voor jouw branche gelden dan niet apart uit te zoeken, maar kunnen meteen starten. Ook is het een goed teken als andere klanten uit je branche als referenties worden aangedragen. Je kunt ze dan zelf opbellen om te vragen hoe de samenwerking bevalt.
6. Kennis van cao’s en regelgeving
Een goede salarisadministrateur is op de hoogte van de laatste regels van verschillende branche-cao’s. Stel daarom tijdens een kennismakingsgesprek bij een salarisadministratiekantoor eens een vraag over jouw cao (waar je het antwoord al op weet) en beoordeel het antwoord.
7. Koppelingen met huidige software
Met onze software zijn meer dan 150 koppelingen direct beschikbaar. Denk hierbij aan boekhoudsoftware, planningssystemen, tijdregistratiesystemen en arbodiensten. Door bijvoorbeeld een koppeling te maken met je boekhoudpakket, kunnen journaalposten automatisch worden geüpload.
Ook is het handig als aanpassingen in één systeem automatisch worden overgenomen door het andere systeem. Een adreswijziging van een personeelslid hoef je dan bijvoorbeeld maar in één systeem in te voeren. Zo voorkom je fouten en ben je altijd up-to-date.
8. Kijkt verder dan salaris alleen
Foutloos de loonadministratie verzorgen is natuurlijk de basis. Maar een goed salarisadministratiekantoor kijkt verder. Ze denken ook met je mee over contracten, automatisering, uren bijhouden en andere HR- en administratieve taken. Alles om het jou als ondernemer zo makkelijk mogelijk te maken.
9. Salarisjaar nabouwen
Ga je overstappen van salarisadministratiekantoor? En doe je dat niet op 1 januari? Dan moet de nieuwe administrateur de afgelopen maanden nabouwen in zijn systeem. Je werknemers krijgen dan aan het eind van het jaar één jaaropgave. En jij als werkgever hebt alle jaarcijfers in één systeem staan. Wel zo overzichtelijk.
10. Snelle reactiesnelheid
Bij een brandende vraag wil je het liefst zo snel mogelijk antwoord. Tijdens kantooruren ben je bij Buro Burmanje slechts één telefoontje verwijderd van je antwoord. Korte lijntjes vinden we erg belangrijk.
Een tip om de reactiesnelheid te polsen is door een vraag te mailen naar het salarisadministratiekantoor dat jij overweegt. Hoe lang duurt het voordat je een antwoord op je vraag hebt?
11. Goede klik
Last but not least is een fijne klik met de medewerkers van je salarisadministratiekantoor ook belangrijk. Je hebt regelmatig contact. Prettig communiceren is dan wel zo fijn.
Conclusie
Een goed salarisadministratiekantoor werkt professioneel en foutloos, is op de hoogte van alle relevante regelgeving en denkt graag met je mee. Ben je op zoek naar een kantoor voor jouw loonadministratie? Neem vrijblijvend contact met ons op via e-mail of WhatsApp en beoordeel zelf of je bij ons de juiste klik voelt.
