Met een goede boekhouding weet je als ZZP’er altijd hoe je er zakelijk voor staat. Bovendien is het bijhouden van een administratie voor de Belastingdienst verplicht. Kun je zo’n boekhouding tegenwoordig ook zelf doen of kun je het beter uitbesteden bij een boekhouder?
Welke verplichtingen heb je als ZZP’er?
Vanaf het moment dat je ingeschreven staat bij de KVK ben je als ZZP’er verplicht om een ‘goede boekhouding’ bij te houden. Voor de Belastingdienst ben je verplicht om deze minimaal 7 jaar te bewaren. Of je een papieren of digitale administratie bijhoudt maakt daarbij niet uit.
Daarnaast ben je verplicht om verschillende aangiften te doen.
- De meeste ZZP’ers doen elk kwartaal een btw-aangifte. Hierbij betaal je de verschuldigde belasting over je omzet, min de belasting die je zelf betaalde over gemaakte bedrijfskosten.
- Aan het eind van het jaar doe je een aangifte inkomstenbelasting, waarbij je belasting betaalt over je omzet, min de kosten die je gemaakt hebt. Hierbij mag je verschillende aftrekposten opvoeren die in jouw situatie van toepassing zijn.
Waar bestaat de boekhouding bij ZZP uit?
Je moet dus als ZZP’er een ‘goede boekhouding’ bijhouden. Maar wat bedoelt de Belastingdienst daarmee? Een boekhouding dient voor ZZP’ers in ieder geval uit deze onderdelen te bestaan:
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- Bankafschriften
- Kasadministratie en kassabonnen
- Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afspraken
- Correspondentie
- Software en databestanden
- Urenregistratie
Je hoeft als ZZP’er niet perse een zakelijke rekening te openen. Maar het is wel handig om het overzicht tussen zakelijk en privé te bewaren en aantoonbaar te maken. Het kost een paar euro per maand, maar heeft ook voordelen: een zakelijk rekening staat professioneler en je kan hem koppelen aan boekhoudsoftware voor automatisering.
Lees ook: Zelf je administratie bijhouden? Pas op voor deze 10 fouten!
Drie opties voor ZZP’ers
Als ZZP’er ben je niet verplicht om gebruik te maken van een boekhouder of accountant. Wat je boekhouding betreft heb je dus in het kort drie opties:
- Volledig zelf doen
- Volledig uitbesteden
- Gedeeltelijk uitbesteden
1. Je boekhouding volledig zelf doen
Een papieren boekhouding was vroeger een gigantische klus. Maar met moderne boekhoudsoftware wordt het tegenwoordig steeds makkelijker om zelf je boekhouding bij te houden. Tenminste, als je een relatief eenvoudige bedrijfsvoering hebt.
Toch heb je nog steeds veel ervaring en kennis nodig om een correcte boekhouding bij te houden. Boekhouden is een vak. Je moet weten wat het allemaal behelst en op de hoogte blijven van de laatste belastingregels. De btw-aangifte lukt de meeste doe-het-zelvers meestal nog wel, maar de aangifte IB wordt vaak een stuk lastiger.
In de praktijk is het onderaan de streep ook meestal niet goedkoper dan uitbesteden. Wanneer je een foutje maakt (bijvoorbeeld op een verkeerde rekening boekt of btw verkeerd opvoert) leidt dit tot veel correctiewerk wanneer je het uiteindelijk tóch besluit uit te besteden. En in het ergste geval kunnen fouten zelfs tot boetes leiden.
2. Je boekhouding volledig uitbesteden
Je kan je natuurlijk ook 100% focussen op je bedrijf en een boekhouder inschakelen om al je financiën te regelen. Met deze optie ben je de minste tijd kwijt aan je boekhouding. Maar je moet wel rekening houden met hogere kosten.
3. Boekhouding gedeeltelijk uitbesteden
Je kan er ook voor kiezen om een boekhouder alleen het zware werk te laten doen. Je verstuurt dan bijvoorbeeld zelf je facturen, verwerkt je bonnetjes en doet de btw-aangifte. De controle en aangifte IB laat je dan door je boekhouder doen. Hij of zij kan je (tussentijds) ook adviseren.
Met deze optie weet je zeker dat je een goede administratie voert, dat je aangiftes correct zijn en dat je geen aftrekposten vergeet. En je betaalt slechts lage kosten voor de uren die een boekhouder met jouw administratie bezig is.
Boekhouding als ZZP’er uitbesteden of zelf doen?
We maken regelmatig mee dat ZZP’ers er tijdens hun aangifte IB achter komen dat de administratie toch niet op orde was. Om boetes te voorkomen moeten zij binnen korte tijd van alles uitzoeken en hun hele boekhouding opnieuw zelf doen. Ze besluiten dan toch maar een boekhouder in te schakelen tegen een spoedtarief. Met veel paniek en hoge kosten als gevolg.
Startende ZZP’ers adviseren wij om zelf te factureren en de administratie bij te houden, maar hun boekhouding aan ons uit te besteden. Dan kunnen zij zich concentreren op ondernemen en niet op de boekhouding voeren. Gaandeweg helpen we ondernemers om het te leren en kennis te krijgen van de termen. Zo betaal je niet te veel, maar weet je wel zeker dat je administratie kloppend is en dat je geen aftrekposten vergeet.
Benieuwd wat Buro Burmanje voor je kan betekenen? Maak nu een vrijblijvende afspraak voor een kennismakingsgesprek. Wij werken 100% digitaal en kunnen ondernemers in heel Nederland helpen!
